WorldCard Ultra Mac: test d’un numériseur de cartes d’affaires

J’ai fait l’essai récemment du WorldCard Ultra de la compagnie PenPower, un petit numériseur (scanner, en bon anglais) de cartes professionnelles joli, mais surtout très efficace quand vient le temps de sauvegarder rapidement un contact dans sa base de données, comme Outlook ou autres.

Les cartes professionnelles sont pratiques pour échanger rapidement ses informations personnelles avec quelqu’un, mais à la longue, elles prennent pas mal de place. Certains cartables sont pratiques pour les ranger, mais ceux-ci s’encombrent rapidement, et n’offrent pas les avantages d’une base de données numérique (recherche, prise de notes, etc.) comme Microsoft Outlook ou Windows Contacts.

C’est pour cette raison qu’il faut généralement transcrire les cartes professionnelles à la main dans son ordinateur. Une tâche parfois longue, notamment après un voyage d’affaires, mais surtout une tâche risquée, puisqu’il faut absolument éviter les erreurs de frappe (mais pourquoi n’a-t-il pas répondu à mon courriel!). Évidemment, la notion de risque ici est toute relative.

Pour simplifier cette transcription, la compagnie PenPower a lancé plus tôt cette année son WorldCard Ultra (WorldCard Mac pour les Macintosh), un petit numériseur portatif qui numérise une carte professionnelle en quelques secondes et qui reconnait ensuite automatiquement les différentes informations, comme le nom, le poste, la compagnie, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, etc.

Comment ça marche
Après avoir installé l’appareil avec le CD inclus, il suffit de brancher ce dernier dans une prise USB – directement dans l’ordinateur, puisque celui-ci demande trop d’énergie pour pouvoir utiliser un réplicateur de ports – et de démarrer le logiciel.

L’appareil vient avec sa propre base de données (WorldCard), mais la plupart préfèreront numériser directement dans leur base de données déjà existante, comme dans les contacts de Microsoft Outlook. Il est aussi possible de numériser dans WorldCard et d’ensuite exporter vers Lotus Notes, Palm, Pocket PC, Goldmine, ACT! et autres. Les utilisateurs Mac peuvent quant à eux numériser notamment dans Address Book et Microsoft Entourage.

Pour numériser une carte, il suffit de sélectionner sa langue, d’indiquer si la carte possède un verso, d’insérer la carte dans l’appareil et de lancer la numérisation.

Celle-ci ne prend que quelques secondes, et le logiciel classe ensuite les informations. Évidemment, le système n’est pas parfait. Les informations sont la plupart du temps exactes, mais des erreurs se glissent, surtout quand les caractères sont petits ou quand la police utilisée sur la carte est un peu extravagante. Ces informations erronées doivent ensuite être corrigées à la main.

Heureusement, le logiciel conserve une copie de l’image numérisée de la carte. Si une erreur vous a échappé, il sera donc possible de s’en apercevoir une prochaine fois. Surtout, cette image permet de ne pas avoir à conserver et à s’encombrer de la carte en papier par la suite.

Une fois que toutes les informations de la carte ont été vérifiées, celles-ci sont automatiquement exportées dans son logiciel de gestion de contacts.

Appréciation
J’ai beaucoup aimé le WorldCard Ultra. L’appareil est petit, léger et vraiment joli. On peut donc le conserver en tout temps sur son bureau. Il vient également avec une pochette de transport pour les voyages.

Au niveau de l’efficacité, il fonctionne généralement bien. Il y a des petits problèmes, notamment au niveau des noms de compagnies qui sont souvent écrits sous forme de logo, illisibles par le logiciel, mais ceci était toutefois à prévoir.

Si une carte n’a qu’un côté à numériser et que celui-ci est écrit d’une façon lisible, l’opération de numérisation prend en tout environ 10 secondes. Impressionnant quand même.

L’appareil pourrait toutefois être un peu plus intelligent dans son analyse. Par exemple, celui-ci pourrait indiquer lorsqu’il y a une discordance entre le nom d’une compagnie et son adresse Web, ou encore entre son nom et son courriel.

Aussi, il arrive que l’on doive tenir une carte enfoncée lorsque l’on numérise cette dernière pour être sûr qu’elle entre bien dans le mécanisme du WorldCard Ultra. Ce n’est pas un gros problème, mais c’est tout de même un défaut qui devient agaçant lorsque l’on doit numériser quelques centaines de cartes à la fois (une situation qui n’arrive heureusement pas tous les jours).

Le WorldCard Ultra peut être acheté directement de la compagnie au http://store.penpowerinc.com/ au prix de 180$ US. La version Mac (aussi compatible avec Windows) se vend pour sa part 200$ US. C’est un achat qui vaut la peine si vous recevez souvent des cartes professionnelles et que vous devez les conserver.

Voici le numériseur World Card Ultra Mac en action :

(Texte paru dans Québec Municipal).